Ustawa o podpisie elektronicznym obowiązuje w Polsce już od dobrych kilku lat (weszła w życie 18.09.2001 r.). Przepisy w niej zawarte konstytuują równoznaczność e-podpisu z podpisem własnoręcznym.
Zatem z prawnego punktu widzenia podpisanie się elektroniczną sygnaturą rodzi skutki prawne identyczne z podpisem własnoręcznym. W początkowym okresie funkcjonowania ustawy możliwości korzystania z e-podpisu były stosunkowo niewielkie, gdyż ani administracja, ani środowiska biznesowe nie były jeszcze przygotowane na tą - jak wtedy uważano - nowinkę technologiczną.
Jednak z biegiem czasu systematycznie powiększał się wachlarz możliwych zastosowań dla tej formy zabezpieczania dokumentów. Szczególnie na przestrzeni dwóch ostatnich lat nastąpiło zdecydowane jego rozpowszechnienie - spowodowane obowiązkiem stosowania certyfikowanego e-podpisu przy komunikowaniu się z ZUS. Obecnie (2010 r.) ponad 80 % dokumentów przesyłanych jest do ZUS elektronicznie i potwierdzanych e-podpisem.
Warto dodać, że od maja 2008 r. urzędy w całej Polsce mają obowiązek traktować dokumenty podpisane elektronicznie tak jak dokumenty papierowe. Elektroniczna forma komunikacji, dzięki możliwości uniknięcia pośrednictwa tradycyjnej poczty, oznacza także niebagatelną oszczędność czasu i pieniędzy. Dodatkowo ułatwia zarządzanie dokumentami, których nie trzeba przechowywać w dwóch formach - elektronicznej i papierowej (do archiwizacji na potrzeby urzędowych kontroli).
Podpis elektroniczny jest narzędziem bezpiecznym, uniwersalnym i stosowanym (obok rozliczeń z ZUS) również do:
• generowania faktur elektronicznych;
• rozliczeń podatkowych (e-deklaracje PIT, CIT, VAT);
• kontaktowania się z urzędami samorządowymi, centralnymi oraz z instytucjami, tj. GUS, PFRON, KRS, i in.;
• zabezpieczania wewnętrznych dokumentów firmowych, potwierdzania autorstwa (np. projektów, prac artystycznych zapisanych w formie elektronicznej);
• podpisywania różnego typu umów.
Prawo do sprzedaży zestawów do używania bezpiecznego e-podpisu posiadają obecnie: Unizeto Technologies, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (PWPW) oraz Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR). Koszt możliwości korzystania z podpisu elektronicznego, tzn. zakup kompletnego zestawu do jego składania - zawierający kartę kryptograficzną wraz z czytnikiem oraz kwalifikowany certyfikat bezpieczeństwa (ważny przez rok) - to ok. 300 zł.
Odnowienie rocznej licencji kosztuje ok.100 zł (na dwa lata do 150 zł). Proces generowania certyfikatu trwa maksymalnie do trzech dni. Fundamenty prawne i bezpieczeństwo elektronicznego podpisu (przy dzisiejszym poziomie techniki nie jest możliwe jego sfałszowanie) są najważniejszymi przesłankami jego stosowania w kontaktach urzędowych i biznesowych.